DriveControl

El contexto

Reportar en Excel es operar en la prehistoria: hojas sueltas, versiones que van y vienen por correo y papel que nadie revisa. Y en una auditoría, esa forma de trabajar se paga cara. DriveControl nace del sistema que construí para controlar la Cartilla Nacional de Salud en la Secretaría de Salud.

El reto técnico

Que el papel y la hoja digan lo mismo, que los accesos dejen de ser un caos y que se pueda ver cómo va la operación sin preguntar, sin obligar a la empresa a migrar a un ERP ni a abandonar las hojas que toda la gente ya sabe usar.

La solución

Sobre el Google Drive de la empresa: una estructura de carpetas y hojas con reglas dentro, permisos por rol carpeta por carpeta y documento por documento, respaldos con historial y una interfaz con el tablero de la operación. Si la empresa todavía no usa Drive, se montan las cuentas, las carpetas y las hojas.

Decisiones clave

• →Un solo documento por unidad y por periodo, con dueño, lugar y plantilla: la unidad que se suma el año que viene queda idéntica a la primera.
• →La transición se hace hoja por hoja, con sus fórmulas, sin detener un solo cierre.
• →El acceso sigue a la persona y al puesto, no al enlace, y el mismo límite vale en la aplicación y en Drive.
• →El calendario, el documento obligatorio y la tolerancia del cotejo los aplica el sistema: una cifra que no cuadra no cierra el mes.
• →Cada documento y cada evidencia se respaldan en su propio calendario, con historial para volver a como estaba cualquier día.

Resultados

El documento se coteja contra la captura antes de cerrar el periodo, cada rol ve y edita solo lo suyo, los respaldos corren solos y el tablero muestra el mes ya armado. Hay un demo abierto con una empresa ficticia para recorrerlo.

Mi rol

Producto de Zambrains: lo diseñé y lo construí.